Excel ist für die Berichterstellung und Analyse zweifellos eines der Tools der Wahl. Nutzer schätzen die Lenkfähigkeit, die schnelle und einfache Erstellung von Modellen und Grafiken und die Unabhängigkeit und Eigenständigkeit. Mit Excel haben Sie das Sagen. Wenn Sie Excel aber zur Analyse nutzen, haben Sie in bestimmten Aspekten zu viel zur Verfügung und in anderen viel zu wenig. Es ist, als besäßen Sie einen Sportwagen, bräuchten aber ein Geländefahrzeug. Veraltete Daten (eine Aktualisierung gestaltet sich schwierig), eine fehleranfällige Analyse, mehrere Versionen derselben Datei in Benutzung, zu viel manuelle Handhabung – dies sind nur einige der häufig auftretenden Schwierigkeiten mit Excel. Und was ist mit der Zeit, die damit zugebracht wird, die Analyse zu entwickeln, statt tatsächlich zu analysieren?
Trotz dieser Probleme verlassen sich viele Abteilungen und ganze Unternehmen vollständig auf Excel. Es ist eine Art Hassliebe.
Es gibt bessere Möglichkeiten – von einfachen Verbesserungen, die Sie selbst vornehmen, bis zu großformatigen Änderungen für das ganze Unternehmen. Diese Broschüre konzentriert sich hauptsächlich auf Verbesserungen, mit denen Sie die Durchführung Ihrer Analysen verbessern können, ohne Vorteile von Excel einzubüßen.
1. Eliminieren Sie unwesentliche Analysen
Sie können die Qualität Ihrer Analysen steigern, wenn Sie auf unwesentliche Berichte und Präsentationen verzichten und sich auf jene konzentrieren, die Sie und Ihre Kollegen für die Entscheidungsfindung tatsächlich benötigen. Machen Sie eine Aufstellung der verschiedenen Analysen und Berichte, die Sie und Ihr Team unterhalten und finden Sie heraus, welche davon wichtig sind und wie oft sie aktualisiert werden müssen. Dies gibt Ihnen eine viel bessere Vorstellung der Kennzahlen, die wichtig und für Ihr Team von Bedeutung sind.
Als Bonus wird die Arbeitslast Ihres Teams reduziert und mehr Konzentration auf die wirklich wichtigen Aufgaben ermöglicht. Zudem eliminieren Sie wahrscheinlich eine ganze Menge doppelter Arbeit.
2. Nutzen Sie Excel intelligenter.
Uns alle halten alltäglich wiederkehrende Aufgaben in Atem. Zuweilen sollten wir innehalten und uns fragen: “Kann man all das nicht etwas besser machen?” Und wenn Sie nicht gerade ein Superspezialist für Excel sind, lautet die Antwort oftmals: ja.
- Nutzen Sie die Online-Hilfe! In Excel finden sich sehr nützliche Beispiele. Sie sollten diese Beispiele aber nicht einfach nur lesen. Machen Sie sie nach. Erstellen Sie eine Tabelle mit den gleichen Daten, die Microsoft in der Hilfe zeigt und reproduzieren Sie die Hilfe-Dateien. Lesen bildet – aber Praxis hilft!
- Suchen Sie nach Hilfestellungen. Die große Mehrheit Ihrer Datenprobleme ist sicherlich nicht neu. Sehr wahrscheinlich hat jemand im Internet bereits eine Antwort veröffentlicht. Suchen Sie nach Stichworten wie „Pivottabelle‟ oder „Excel-Add-Ins‟. Sie werden erstaunt sein, wie viel Sie finden.
- Lernen Sie die Analysegrundlagen Aufgaben und Funktionen wie „Nachschlagen‟, Pivottabellen, Datumsfunktion, Suchen/Ersetzen, Teilergebnis, benannte Bereiche und Tastaturkürzel beschleunigen Ihre Analyse.
- Wie viel Fachkenntnis besitzen Sie und Ihr Team? Beispielsweise können Sie vielleicht den „ODBC‟-Treiber (Open Database Connectivity Standard) nutzen, um die Verbindung zu Data-Warehouses und zentralen Datenbanken herzustellen. Dies kann effektiv sein, ist aber durchaus anspruchsvoll: 1) Sie müssen Zugriff besitzen; 2) Sie müssen wissen, wonach Sie suchen; 3) für die Verbindung oder den Pull dürfen maximal 1 Million Zeilen vorliegen (für Excel 2010). Sie sollten von Ihren Analytikern nicht erwarten, dass sie zu Experten für Excel-Makros oder Datenbankprogrammierer mutieren. Wenn Sie diese Art von Fachwissen benötigen, sollten Sie in Erwägung ziehen, freiberufliche Fachkräfte oder Entwickler zu beschäftigen.
3. Details sind wichtig
Das Problem mit Daten heutzutage ist nicht, dass die Informationen nicht verfügbar wären. Wir stehen vor dem Problem, die Daten zu erhalten, zu bereinigen und ihre Integrität zu gewährleisten. Jeder erledigt diese Aufgaben auf unterschiedliche Weise. Damit ergeben sich oftmals „unterschiedliche Wahrheiten‟. Excel verschlimmert dies noch weiter. Fügt man noch die logischen Fehler hinzu, die in Tabellen gemacht werden, stehen eine ganze Menge Informationen im Raum, die potenziell nicht korrekt oder irreführend sind. Tatsächlich gibt es Branchenschätzungen, nach denen 90 % aller Tabellen Datenfehler oder logische Fehler enthalten. Qualitätsprüfungen und klare Kommunikation sind hier entscheidend.
Es gilt der Grundsatz: „Nobody is perfect‟. Die Annahme ist sinnvoll, dass man seine Daten nicht jedes Mal richtig bereinigt oder sortiert und die Formeln nicht stets richtig geschrieben hat. Man sollte stets eine Menge Qualitätsprüfungen einbauen. Sie müssen akkurate Daten liefern und Anstrengungen unternehmen, zu erklären, von wo Sie die Daten haben, wie die Daten berechnet wurden und warum Ihre Daten ggf. von anderen vorliegenden Berichten abweichen.
Seien Sie bei der Benennung sorgfältig und wählen Sie aussagekräftige Bezeichnungen für Spalten, Dateien und Versionszahlen. Gute und klare Dokumentation wäre ideal. Sorgfalt bei der Benennung und Dokumentation löst nicht alle Probleme, reduziert sie aber wesentlich.
Überschätzen Sie nicht, was andere über die Nutzung von Excel wissen. Excel besitzt beispielsweise Funktionen für die Dateiverwaltung und das Nachverfolgen von Änderungen. Haben Sie eine Vorstellung, welcher Prozentsatz der Leute weiß, wie man diese nutzt und einhält? Die Zahl ist nicht groß. Sie können sich jetzt natürlich dazu entschließen, die Weiterbildung aller Ihrer Kollegen zu betreiben. Einfacher ist aber wahrscheinlich, die Dinge so klar und simpel aufziehen, dass Sie den Input zurückerhalten, den Sie benötigen.