Siemens verschafft sich mit Tableau einen besseren Überblick über Kosten und Nutzung seiner IT-Dienste und die Benutzerzufriedenheit

Mit Tableau kann die IT-Abteilung von Siemens Managementberichte erstellen und seine IT-Daten besser auswerten.

Ilia Kovalenko, Datenanalyst bei Siemens, erläutert: „Früher verwendeten wir für unsere Berichte mitunter Excel und PowerPoint. Der Dateidownload kostete viel Zeit, und es gab Probleme bei der Versionskontrolle. Außerdem kann man in Excel nur schlecht in Details zoomen. Wenn jemand eine Frage hatte, mussten wir alles neu berechnen – und bis wir die Daten bereitstellen konnten, waren sie oft schon wieder veraltet.“

„Ich lud mir die kostenlose Testversion [von Tableau] herunter, um mir einen Eindruck zu verschaffen. In kürzester Zeit konnte ich eine Analyse liefern, an der das Team zuvor wochenlang gearbeitet hatte.“

Von da an fand Tableau bei Siemens rasch immer mehr Anwender. Ein neuer Dienst namens „Integrated Reporting and Analytic Metrics“ (iRAM) wurde geschaffen, der Siemens-Mitarbeitern den sicheren Zugriff auf über 15.000 Berichtsansichten ermöglicht. Mehr als 200 Datenquellen wurden zusammengeführt, sodass nun gut 7 Milliarden Datenzeilen ganz einfach nach thematischen Bezügen abgerufen werden können. „Allein in unserer Abteilung gibt es über 2.000 aktive Benutzer“, so Ilia Kovalenko. „Wir nutzen Tableau Desktop für die Entwicklung. Mit Tableau Server können unsere Benutzer sicher und direkt über ihren Browser auf Informationen und Dashboards zugreifen.“

Eines der ersten Tableau-Projekte für Kovalenko und sein Team bestand darin, den IT-Einsatz in der IT-Infrastruktur von Siemens und die damit verbundenen Kosten zu ermitteln. „Die Visual-Analytics-Ergebnisse kamen so gut an, dass ich nach Deutschland eingeladen wurde, um an der Erstellung ähnlicher Visualisierungen für globale Analysezwecke mitzuarbeiten.“

Große Wirkung zeigt Tableau auch in Bezug auf die Plattform ServiceNow zur Verwaltung digitaler IT-Workflows. Mehrere Siemens-Teams sorgen mit ServiceNow für eine anbieterübergreifend nahtlose Benutzererfahrung – von der Bestellung von IT-Diensten bis zum Lebenszyklus-Management für IT-Produkte.

„Mit ServiceNow führen wir alle Daten von unseren IT-Anbietern zusammen, verwalten Bestellungen, erstellen Tickets und passen Dienste an“, erklärt Kovalenko. „Dank Tableau haben wir jetzt mehr Transparenz, was unsere IT-Kosten und -Nutzung anbelangt. Beispielsweise können wir einsehen, wer wo auf der Welt welchen IT-Dienst nutzt, und wir können Drilldowns nach geografischem Standort, Abteilung oder Organisationsebene durchführen.“

Dieser Überblick über die Kosten der IT-Dienste ist vor allem für die Finanzabteilung von Siemens ein Segen. Aus den Nutzungsstatistiken kann sie genau ableiten, welche Abteilung welche Dienste an welchem Standort verwendet. Diese Informationen können dann in Budgetprognosen und in die Planung künftiger IT-Ausgaben und IT-Dienste einfließen.

Tableau liefert nicht nur neue Erkenntnisse, sondern ermöglicht auch erhebliche Zeiteinsparungen. Ilia Kovalenko beeindruckt vor allem dieses Beispiel: „Ein Team war sehr unzufrieden mit seiner Standard-Analysesoftware. Daten mussten heruntergeladen und extrahiert, anschließend aufbereitet und schließlich in Excel importiert werden. In Tableau konnten wir diesen Prozess im Handumdrehen automatisieren. Das Team fragte uns, was sie nun mit dem halben Arbeitstag anfangen sollten, den sie dadurch eingespart hatten. Wir haben also tatsächlich für eine Zeitersparnis von einem halben Tag pro Woche gesorgt und denselben Bericht nutzt das Team auch nach zwei Jahren noch.“

Ilia Kovalenkos Team nutzt Tableau, um damit IT-Problemen schnell auf den Grund zu gehen. Zum Beispiel kann es Support-Tickets von Benutzern mit der Beanstandung abgleichen und nach wiederkehrenden Mustern suchen. So kann das Team herausfinden, woher das Problem rührt – etwa von einem Netzwerkfehler, einem bestimmten IT-Dienst oder einer unübersichtlichen Benutzeroberfläche – und geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen.

Kovalenko hebt die transformative Wirkung von Tableau hervor: „Wir verwenden Circuit, eine Software für die Echtzeit-Zusammenarbeit von Atos/Unify. Als wir dieses Tool bereitstellten, wollten wir die Meinung der Benutzer dazu hören und richteten daher eine Bewertungsskala mit einem bis fünf Sternen ein. Nach jedem Anruf erscheint auf dem Bildschirm ein Pop-up-Fenster, in dem der Benutzer gebeten wird, die Tonqualität zu bewerten.“

Zu Kovalenkos Überraschung wurde er auf einer Auslandsreise mit einer Beschwerde konfrontiert. „Ich sprach mit einem regionalen IT-Leiter, der erwähnte, dass viele Benutzer mit Circuit unzufrieden seien. Ich fragte ihn, woher er das wisse, und er sagte: ‚Ich habe ein paar Gerüchte in der Küche aufgeschnappt, Mitarbeiter haben sich beschwert.‘ Ich erwiderte: ‚Richten wir die Bewertung ein, und dann schauen wir mal, was die Leute wirklich denken.‘ Wir sahen uns den Bericht live in Tableau an und stellten fest, dass 10.000 Benutzer eine durchschnittliche Bewertung von 4,4 abgegeben hatten, was sehr gut ist.“

Falsche Eindrücke, die auf Hörensagen beruhen, lassen sich mit präzisen, aktuellen Datenerkenntnissen schnell korrigieren. „Dies beweist die ganze Macht von Tableau – wir können über jedes Gerät sofort gesicherte Erkenntnisse abrufen und Fragen beantworten“, fasst Kovalenko zusammen.

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