Ne jurer que par Excel et le couvrir de jurons : Étudier d'autres solutions pour remplacer Excel

Il ne fait aucun doute qu'Excel est l'un des outils de choix pour l'analyse et les rapports. Les utilisateurs apprécient le contrôle dont ils disposent, la création facile et rapide de modèles et d'images et la possibilité d'être à la fois indépendants et autonomes. Avec Excel, vous êtes aux commandes. Toutefois, tout comme conduire une voiture de sport alors que vous avez besoin d'un SUV, utiliser Excel à des fins d'analyse signifie que vous serez « trop servi » sur certaines fonctionnalités et « mal servi » sur d'autres. Des données dépassées (et difficiles à mettre à jour), un fonctionnement analytique propice aux erreurs, plusieurs versions d'un même fichier circulant entre collègues, trop d'interventions manuelles... voici quelques-unes des frustrations généralement associées à Excel. Et que dire du temps perdu à développer votre analyse, temps que vous auriez pu consacrer à l'analyse à proprement parler ?

Malgré ces problèmes, de nombreux services (et des entreprises entières) utilisent Excel, ne jurant que par lui à un instant donné et le couvrant de jurons l'instant d'après.

Il y a des solutions meilleures, des améliorations simples que vous pouvez apporter vous-même au changements à grande échelle au niveau de l'entreprise. Ce document se concentre principalement sur les améliorations que vous pouvez apporter vous-même à vos méthodes analytiques sans sacrifier les avantages d'Excel.

1. Éliminez les analyses non essentielles.

Vous pouvez améliorer la qualité de tout votre processus analytique en cessant de multiplier les rapports et les présentations pour vous concentrer simplement sur ceux dont vous et vos collègues avez besoin pour prendre des décisions. Faites l'inventaire des divers rapports analytiques que vous et votre équipe conservez, puis déterminez ceux qui sont importants et à quelle fréquence ils doivent être mis à jour. Vous aurez ainsi un bien meilleur aperçu des éléments significatifs et de la valeur ajoutée apportée à votre équipe.

En prime, non seulement vous réduirez la charge de travail de votre équipe en vous concentrant sur les tâches les plus importantes mais en agissant ainsi, il est probable que vous éliminerez également de nombreux efforts exécutés en double et restés jusque-là non identifiés.

2. Utilisez Excel plus intelligemment.

Nous sommes tous si occupés à faire encore et toujours la même chose que nous en oublions parfois de marquer un temps d'arrêt pour nous demander s'il « n'y aurait pas une meilleure façon de faire les choses ». Et, à moins d'être utilisateur expert, lorsqu'il s'agit d'Excel, il est fort probable que ce soit le cas.

• Utilisez l'aide en ligne ! Excel présente quelques bons exemples. Mais ne vous contentez pas de les lire. Mettes-les en pratique. Créez une feuille de calcul à l'aide des mêmes données Microsoft que celles qui figurent dans l'aide et reproduisez les fichiers d'aide. Le travail pratique vous aidera davantage que la simple lecture.
• Recherchez de l'aide. La solution à la grande majorité des problèmes de données que vous rencontrez a probablement déjà été décrite quelque part sur Internet par une personne ayant rencontré exactement le même problème. Recherchez des expressions comme « tableaux croisés dynamiques », « compléments Excel », etc. Vous serez surpris de la quantité d'informations que vous trouverez.
• Maîtrisez les « notions fondamentales d'analyse ». Les tâches et fonctionnalités comme les fonctions de recherche, les tableaux croisés dynamiques, les fonctions de date, la fonction rechercher/remplacer, les sous-totaux, les plages nommées et les raccourcis clavier peuvent contribuer à accélérer votre analyse.
• Évaluez votre équipe et vous-même pour savoir si vous avez les bonnes compétences techniques. Par exemple, il vous est peut-être possible d'utiliser le pilote « ODBC » (norme Open Database Connectivity) pour relier les entrepôts de données et les bases de données centralisées. Ceci peut s'avérer efficace mais les exigences requises sont élevées : 1) vous devez disposer d'un accès, 2) vous devez savoir ce que vous recherchez et 3) le nombre de lignes auquel vous vous connectez ou que vous extrayez doit être inférieur à un million (dans Excel 2010). Par conséquent, n'attendez pas de vos analystes qu'ils se transforment en experts en macros Excel ou en programmeurs de bases de données. Le cas échéant, pour exécuter ce type de tâche, faites appel à des sous-traitants ou à des développeurs à temps partiel possédant les compétences requises.

3. Soyez un obsédé des détails

Le défi actuel relatif aux données n'est pas que les utilisateurs ne possèdent pas les informations mais plutôt la façon dont ils les traitent, les corrigent et assurent leur intégrité. Parce que chaque utilisateur effectue ces tâches différemment, il existe souvent plusieurs « versions de la vérité ». Excel ne fait que compliquer les choses. En cumulant les erreurs de logique ainsi ajoutées dans les feuilles de calcul, on peut se retrouver avec de nombreuses informations potentiellement erronées ou trompeuses. En fait, des estimations de l'industrie indiquent que 90 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs de logique ou de données. La réalisation d'un contrôle qualité et la mise en place d'une communication claire sont cruciales.

Bien sûr, nul n'étant infaillible, ne prenez jamais pour acquis que vous avez correctement corrigé vos données, écrit vos formules ou trié vos données à chaque fois. Multipliez les contrôles qualité au fil du temps. Vous devez fournir des données précises et veiller à en indiquer la source, à préciser la façon dont elles ont été calculées et à expliquer pourquoi elles diffèrent des rapports consultés.

Soyez minutieux et descriptif quant aux dénominations, y compris les noms de colonnes, les noms de fichiers et les numéros de versions. Une documentation claire et appropriée serait idéale. Une plus grande attention aux dénominations et à la documentation ne supprimera pas les problèmes mais peut les réduire.

Ne surestimez pas les connaissances des autres utilisateurs en ce qui concerne l'utilisation d'Excel. Par exemple, Excel intègre certaines fonctions de suivi des modifications et de gestion des fichiers. Savez-vous quel pourcentage d'utilisateurs sait les utiliser et les maîtrise ? Pas beaucoup. Vous pouvez choisir d'être celui qui instruira les utilisateurs du monde entier ou de faire les choses simplement et clairement afin de disposer des informations dont vous avez besoin.

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