TU Delft

TU Delft krijgt meer inzicht in strategische en tactische managementinformatie met visualisatielaag van Tableau


Voorzichtige introductie om eerst vertrouwen in de meerwaarde van datavisualisatie te winnen

Sturen met data eenvoudiger met inzicht door BI-visualisatielaag

Intuïtieve software maakt complexe data inzichtelijk

De TU Delft is de oudste en grootste technische universiteit van Nederland met 16 bachelor- en ruim 30 masteropleidingen voor meer dan 26.000 studenten. Op de universiteit staat toponderwijs en –onderzoek centraal. Er werken zo’n 6000 mensen verspreid over de centrale organisatie en 8 faculteiten.

René Haverslag is als senior beleidsadviseur Business Intelligence verantwoordelijk voor de BI-omgeving van de TU Delft. De universiteit gebruikt Tableau – de toplaag van die omgeving voor de visualisatie van data – om beter zicht te krijgen op de primaire processen, beter te kunnen sturen en processen te optimaliseren met behulp van data. Er is gekozen voor een voorzichtige introductie, omdat de TU Delft het belangrijk vond dat eerst het vertrouwen werd gewonnen van gebruikers, aangezien het om complexe data gaat.

Hoe zijn jullie destijds bij Tableau uitgekomen?

De wens lag er om feiten en cijfers van de TU Delft op de website op een interactievere manier te publiceren. Tot die tijd deden we het met screenshots uit Excel. Toen wij de ambities van de TU Delft op het gebied van business intelligence aan het vormgeven waren, kwam ik in aanraking met Tableau Public, waarmee je heel toegankelijk visuals neer kunt zetten. Het dashboard viel goed in de smaak. Het heeft er mede toe geleid dat we in 2016 een weg hebben ingezet naar een Business Intelligence-roadmap. We wilden een eigen integraal datawarehouse neerzetten, met daar bovenop een visualisatielaag. Tableau kwam bij de proof of concept als winnaar uit de bus. Dat had deels met capability te maken; het programma kon het meest. Wij zagen bovendien dat datavisualisatie echt Tableau’s core business is. Alles wat in het programma zit, is gericht op het visualiseren van data, niets meer en niets minder. Dit paste het beste bij onze roadmap, omdat wij niet op zoek waren naar iets om onze data te bewerken, maar puur naar de laag om data te kunnen visualiseren.

Het opleiden van mensen en het doen van wetenschappelijk onderzoek is lastig in cijfers te vangen. Wij moeten de TU Delft niet willen besturen als een koekjesfabriek. Dat kan ook niet: het kwalitatieve verhaal zal altijd de boventoon blijven voeren.

Hoe verliep de implementatie?

We wilden Tableau gebruiken voor het presenteren van alle strategische en tactische managementinformatie. Of het nou gaat om informatie over HR, finance, onderwijs, onderzoek, of welk onderwerp dan ook. We zijn begonnen met HR, omdat dit het eenvoudigst op te pakken was vanuit het datawarehouse, ontsluiting van de bronsystemen en data-integratie. We zijn bewust heel kleinschalig begonnen. We wilden eerst laten zien dat strategisch sturen met een visualisatielaag bovenop het datawarehouse ook echt mogelijk was met accurate data. Omdat dit gaat om een ketenproces hebben we er vrij lang over gedaan. De processen mochten niet scheef gaan lopen. Tableau Server is vrij beperkt gebruikt in de eerste 1,5 jaar, omdat we eerst de data moesten ontsluiten, opschonen en koppelen. Pas vorig jaar is de hele BI-omgeving functioneel in gebruik genomen op alle faculteiten. Maar dat heeft er wel voor gezorgd dat iedereen nu vertrouwen heeft in de getoonde informatie. Vertrouwen komt te voet en gaat te paard, dus daar moet je voorzichtig mee omgaan.

We zitten nu in de fase van het stimuleren van data-driven beleids- en besluitvorming met behulp van verschillende dashboards. Biztory, implementatiepartner van Tableau, heeft ons onder meer geholpen de visualisaties naar een hoger niveau te tillen. Samen hebben we een standaard dashboard als uitgangspunt ontwikkeld, dat we begin dit jaar hebben vastgelegd in onze eigen stijlgids. Dit zorgt voor herkenbaarheid en het bespaart veel tijd.

Wat is de toegevoegde waarde van Tableau tijdens de coronapandemie?

Corona heeft de wens tot meer betrouwbare informatie heel tastbaar gemaakt. Als je blindvaart, weet je namelijk ook niet waar je naartoe moet sturen. Wij hebben een aantal dashboards wat meer naar voren getrokken. Bovendien hoefden we nu geen informatie te pushen. Nu waren de rollen ineens omgekeerd en was het ‘u vraagt, wij draaien’. Een voorbeeld van een dashboard dat niet snel was ontwikkeld buiten coronatijd, is die van de bezetting van gebouwen op onze campus. Onze directie Campus and Real Estate heeft met behulp van een registratiesysteem data verzameld en via Tableau ontsloten, zodat inzichtelijk werd hoeveel personen zich in een gebouw bevonden gedurende de dag.

Hebben jullie al data-gedreven beslissingen kunnen nemen?

Jazeker. Recent hebben we bijvoorbeeld een dashboard gebouwd waarmee we een aantal scenario’s voor de groei van de studentenpopulatie hebben weergegeven. We hebben in kaart kunnen brengen wat het effect op de grootte van de studenten populatie is als door corona het volledige internationale studentenverkeer stil komt te liggen. Dit dashboard werd gewaardeerd door ons College van Bestuur en de Raad van Toezicht. Het gaf inzicht in wat de maximale impact kon zijn.

Wat is het belangrijkste dashboard tot nu toe?

Bij het voor- en najaarsoverleg met de faculteiten en het College van Bestuur gebruiken we een soort ‘hoog-over-dashboard’, waarop belangrijke bestuurlijke indicatoren worden getoond, zoals de studentenpopulatie, het afstudeertempo en gegevens over de wetenschappelijke staf. Wij lichten er op verzoek van het College van Bestuur per faculteit de belangrijkste punten uit.

We hebben in kaart kunnen brengen wat het effect op de grootte van de studenten populatie is als door corona het volledige internationale studentenverkeer stil komt te liggen. Dit dashboard werd gewaardeerd door ons College van Bestuur en de Raad van Toezicht. Het gaf inzicht in wat de maximale impact kon zijn.

Hoe kijken jullie terug op het project?

Tot nu toe is het een successtory. Tableau heeft ons goed geholpen en blijft dat ook doen door de functionaliteit en het gemak van het programma om snel data en inzichten bij collega’s te krijgen. Elke faculteit heeft een medewerker die met behulp van Tableau visualisaties kan bouwen. De software is heel intuïtief in het gebruik. Dat zorgt ervoor dat we kunnen zeggen: ‘zet je vraag maar op de mail en als we de data hebben, hebben we binnen 24 uur een eerste versie van een werkend dashboard voor je’. We hopen zo ons primaire proces – wat bestaat uit onderwijs, onderzoek en valorisatie – in de toekomst steeds beter te gaan ondersteunen. Het verkrijgen van data insights wordt gemakkelijker en mensen krijgen vertrouwen in de dashboards.
De TU Delft leidt mensen op en doet wetenschappelijk onderzoek. Dat is niet altijd in cijfers te vangen. Dus de kunst zit ‘m erin dat we niet moeten pretenderen de organisatie te kunnen analyseren als een koekjesfabriek. Dat is simpelweg niet te doen - en dat moet je ook niet willen. Het kwalitatieve verhaal zal altijd de boventoon moeten voeren. Dat maakt de uitdaging ook zo interessant.

Waar willen jullie uiteindelijk naartoe?

Het werk is nooit af. Ik hoop dat wij samen met het senior management van onze universiteit blijven groeien en ontwikkelen op dit punt. Dat datavisualisatie een soort van second nature is geworden.

Een van de grootste uitdagingen die we nu nog hebben, is om de inzichten die we krijgen ook om te zetten in acties. En daar is Tableau een heel belangrijk hulpmiddel bij. Maar het is ook een proces van de lange adem, want dit raakt de organisatiecultuur, die moeilijk te veranderen is.