A United Way da Bay Area faz mais com menos com o Tableau Cloud

Mais informações por menos dinheiro

Tableau: Qual é a sua missão na United Way?
India Swearingen, diretora de avaliação e informações: Cada United Way opera de forma ligeiramente diferente da outra, mas todas têm a mesma missão, que é tentar tirar as pessoas da pobreza. No caso específico da United Way da Bay Area, nossa missão é reduzir pela metade a pobreza na Bay Area até 2020.

Tableau: É um objetivo ambicioso. Com que tipo de recursos vocês trabalham?
India: Nós trabalhamos com fundos limitados. Usamos diferentes tipos de sistemas de dados. Ou seja, temos uma série de desafios quando se trata dos dados. Então, foi muito importante trazer o Tableau para nossa organização.

Tableau: Por quê?
India: Ele nos ajudou a economizar tempo, pois podemos criar um painel que pode ser utilizado de forma consistente ao longo do tempo. Agora, quando crio um gráfico ou as pesquisas que realizamos todos os anos, já temos um modelo, temos o painel. Posso simplesmente conectar os dados a ele.

Tableau: Então você pode usar os mesmos painéis todos os anos?
India: Com os painéis do nosso programa, como já encontramos o formato e o visual adequados que queríamos usar, agora é apenas uma questão de conectar ou carregar os dados do próximo ano no painel.

Assim, no front-end, você dedica um pouco mais de tempo para preparar o painel e decidir o visual certo, mas, no back-end, acaba economizando muito tempo a longo prazo, pois se trata de uma ferramenta sustentável. É algo que as pessoas podem continuar usando várias vezes, o que poupa muito tempo mais à frente.

Tableau: Como você gerenciava os dados antes de instalar o Tableau?
India: Antes do Tableau, nós já éramos uma organização bastante orientada pelos dados, pois o nosso pessoal sempre se importou com os dados e sempre quis usá-los para fundamentar decisões. O que o Tableau nos permitiu fazer foi obter as informações com mais rapidez para conectar várias fontes de dados diferentes que não tínhamos antes. Unir tudo e contar uma história foi o que o Tableau nos permitiu fazer.

Tableau: No final das contas, por que vocês escolheram o Tableau?
India: Como uma instituição sem fins lucrativos, optamos por usar o Tableau Cloud provavelmente pelos mesmos motivos que levariam qualquer instituição de caridade a se interessar nele, que é o fato de trabalharmos com uma equipe e recursos limitados. Além disso, a possibilidade de não ter que hospedar a solução em um servidor próprio foi excelente e nos permitiu fazer tudo o que precisávamos sem contratar mais funcionários, sem usar mais tempo da equipe atual para hospedar um servidor e sem gastar mais dinheiro. Então, o simples fato de ele estar hospedado externamente nos permitiu economizar muito tempo e muitos recursos.

Compartilhamento “fenomenal”, melhor qualidade dos dados

Tableau: De onde vêm os seus dados?
India: Na United Way, coletamos os dados de vários lugares diferentes, bem como um grande volume de informações que podemos usar para fundamentar a tomada de decisões.

Temos os dados de nossos programas. Temos dados de nosso movimento de impacto coletivo entre diversas agências. Temos dados sobre nossas interações e sobre como as pessoas interagem conosco, em que elas estão se envolvendo junto conosco.

Tableau: O que aconteceu quando você começou a visualizar seus dados no Tableau?
India: Um dos muitos benefícios do Tableau e de usá-lo é que, às vezes, você coloca os dados nele e percebe que alguns desses dados são inconsistentes com relatórios anteriores. Assim, ele acidentalmente revela alguns dos problemas de qualidade dos dados, o que nos permite discutir a questão e melhorar nossa forma de coletar os dados, nossa forma de inserir os dados e conectar outras fontes de dados.

Por exemplo, um de nossos programas não conseguia visualizar seus dados do ano até a data desde a sua criação.

Era um processo muito demorado, e exigia muita limpeza, reunir todos os dados do programa oriundos de tantas fontes diferentes em um só lugar. Mas quando conectamos os dados ao Tableau, pudemos mostrar: “Estes são seus números. Eles estão corretos? Se não estiverem, o que está acontecendo? Vamos descobrir onde está o restante dos dados, a limpeza que precisamos fazer, como vamos falar sobre esses resultados, como vamos avaliar tudo.”

Em cada projeto que executei em nossa organização, o programa revelou algum tipo de problema por trás dos dados. Demorou um pouco para resolver isso, para limpar os dados e garantir sua adequação para a análise.

Tableau: O Tableau facilitou para as outras pessoas na organização o acesso aos relatórios que você gera?
India: Os benefícios de poder compartilhar as informações com a organização foram fenomenais.

Agora, em vez de um relatório chato e malfeito largado na mesa de alguém, nós temos uma ferramenta que as pessoas podem acessar no Tableau Public e consultar sempre que quiserem, onde quer que tenham um computador.

Isso é muito mais útil para as pessoas, disponibilizar para elas os dados de forma interativa e divertida de usar.

Tableau: Você pode me dar um exemplo do Tableau em ação?
India: Posso dar um exemplo específico de uma pesquisa de instituições de caridades que realizamos todos os anos desde 2005 para avaliar o desempenho de outras instituições de caridade na comunidade da Bay Area.

Antes, nós realizávamos essa pesquisa, criávamos um relatório estático e o enviávamos para as pessoas envolvidas e interessadas. Agora, pela primeira vez, pudemos fazer algo em tempo real, em uma plataforma pública, usando o recurso Story Points do Tableau. Publicamos todas as perguntas que normalmente colocaríamos em um relatório com um texto incluído para ajudar as pessoas a entender do que se tratava. Mas agora as pessoas podem extrair os dados, usar os filtros e analisar diferentes partes deles se quiserem. Elas podem usar os dados de forma interativa.