Data Doctor 實作工具包

如何在貴組織中實作 Data Doctor 計畫

透過 Data Doctor 計畫賦予組織 Tableau 使用者社群能力,這項計畫是點對點解決方案,使用者有機會藉此相互學習和支援。Data Doctor 計畫有助於資料愛好者消除彼此的障礙並學習最佳做法,而這一切都是透過貴組織的志願 Tableau 專家完成。

無論您目前在 資料文化的歷程中是處於什麼階段,這個工具包組都可以協助您實作 Data Doctor 計畫。Data Doctor 計畫可以為您的 資料社群 打下基礎。使用 Tableau Blueprint中所列的其他選項更進一步發展。

如何使用 Data Doctor 工具包

這個工具包以簡單有效方式說明如何在組織中建立 Data Doctor 計畫。這其中包含 3 個選項,不同規模的團隊和不同成熟度的社群都有適合的選項。所有選項都包含有關如何建立、執行和擴展計畫的具體建議(以及如何組織規模增加而不適用特殊解決方案時,讓組織更為成熟)。

選項 1 - 聊天頻道

建立聊天頻道,做為 Tableau 使用者聯絡和提出問題的首選途徑。所有聊天頻道成員都可以協助其他成員,無論這些人是專家還是新手。

  • 低度實作心力
  • 低度維護
  • 至少需要 1 名 Data Doctor

選項 2 - 辦公室時間和約見

與您的內部 Tableau 社群互動,藉以提高 Tableau 產品的使用率、減少建立的 IT 工作單數量,並進行一對一互動

  • 中度實作心力
  • 每週維護
  • 至少需要 2 名 Data Doctor

選項 3 - 將 Data Doctor 服務新增到 Tableau 事件

每年多次舉辦 Tableau Day 活動提高知名度、激發興趣並與社群交流。

  • 高度實作心力
  • 規劃和執行時需投入大量的時間,至少需要 10 名 Data Doctor

資源

藉由下載各個 Data Doctor 選項的資源以加速實作,並參閱關於在貴組織中推動資料文化的詳細資訊。

選項 1 - 大規模聊天頻道

從小規模開始,先為 Tableau 使用者社群提供一些簡單的聊天頻道,為使用者提供提出問題和獲得解答的公共空間。無論使用者身在何處或在哪個時區工作,聊天頻道都可以將問題集中,讓所有使用者都可以相互協助進行疑難排解。這有助於改善可見性、協作和自助服務。

情況: 聊天頻道是 Tableau 使用者聯絡、提出問題和獲得解答的首選途徑。所有聊天頻道成員都可以協助其他成員,無論這些人是專家還是新手。

實作所需付出的心力: 低度實作心力 | 低度維護
最少需要幾位 Data Doctor 人數才能開始: 1 位

達成目標

建立

確定適合的聊天平台

花時間研究、確定和實作能夠滿足公司大部分業務需求的聊天平台。建立兩個專用於能力提升的聊天室或頻道:一個用於公告(未來活動、部署、維護),另一個則供使用者詢問自身的 Tableau 問題。

提供明確的參與指引

使用者如何提出問題?使用者可以在哪裡找到訓練或常見問題?除了聊天頻道之外,使用者還有什麼資源?使用描述性文字或標示星號或固定功能,輕鬆在聊天頻道中獲得這些資訊。

增強 Data Doctor 的能力

請 Data Doctor 使用小型 Tableau 或 Data Doctor 標誌(可在資源附錄中找到)更新自己的聊天設定檔圖片,讓其他使用者認出這些人是專家。Data Doctor 也可以在自己的聊天設定檔描述電子郵件簽名中加入自己的認證(例如 認證 )。

開始追蹤常見問題

追蹤提出的問題數量以及最常涉及的主題。這些資訊將有助於您識別常見的主題和問題類別,以及應該提供哪些訓練來填補這些知識差距。

執行

宣傳新的聊天頻道

宣佈新建立的頻道並向受眾說明建立這些頻道的用意。下載資源附錄中的 宣傳範本 ,查看其中的一些構想。

連結到常用儀表板上的頻道

內容使用者(檢視儀表板的人)也會有問題,在遭遇障礙時需要協助。如需如何在已發佈或已內嵌的儀表板中宣傳聊天頻道的構想,請參閱 Tableau Blueprint 的 視覺最佳做法 部分。

為 Data Doctor 建立個別的頻道

隨著 Tableau 專家團隊茁壯,請為 Data Doctor 建立其他的聊天頻道。使用這個空間來分享資源,協助這些人彼此交流並討論和組織新的方法來提升使用者的能力。

獎勵和表彰積極的參與者

表彰和獎勵回答問題的志願者,或考量新增遊戲化策略或激勵措施。如需表彰的詳細資訊,請參閱 Tableau Blueprint 中的 責任劃分和獎勵制度

擴展

不要侷限於聊天頻道

退一步思索聊天頻道是否足以協助使用者。頻道是否有過多的問題?如果是,您可以嘗試在聊天頻道中加入新的功能,或試著使用新的 Data Doctor 能力提升選項。 

投資在您的專家身上

哪些人是聊天頻道中最活躍的使用者?藉由 內部技能腰帶訓練策略認證協助這些人成長。藉由找出更多 Tableau 專家並為提供支援,您將能夠擴展計畫的涵蓋範圍。

使用新功能自訂聊天頻道

在使用 Microsoft Teams、WeChat 或 Slack 之類的聊天平台時,請考量新增應用程式、Webhook 或機器人,藉以簡化互動、增強員工體驗並提升運作效率。與您的 IT 和安全團隊合作,調查並確定哪些解決方案最適合 Data Doctor 計畫。

Slack 工作流程

使用 Slack 工作流程將您的 Slack 頻道提升到新的境界。針對提出之問題的主題/類別取得全新的見解以找出訓練差距、在您的 Slack 頻道中找出進階使用者、回報聊天室中的使用者參與度,以及取得有關解決方案或升級的指標。如何建立 Slack 工作流程的說明包含在資源附錄中。

選項 2 - 辦公室時間和約見

有時候,聊天頻道並不是探索新構想或解決技術問題的最佳方式。您可能想要改為透過一對一約見或辦公室時間,藉由使用 Data Doctor 來直接與使用者交流。您可以選擇提供預先安排的約見、臨時會議,或甚至兩者的結合,只要適合 Data Doctor 的專業知識和可用性而不造成這些人的日常職務中斷即可。

情況: 當使用者有複雜的問題或想要探索如何藉由新的 Tableau 使用案例創造業務價值時,就會建立 Data Doctor 預約時段或加入 Data Doctor 辦公室時間。由於使用者運用同業的專業知識,不太可能向 IT 尋求協助,因此可以減少內部支援工作單的數量。

實作所需付出的心力: 中度實作心力 | 每週維護
最少需要幾位 Data Doctor 人數才能開始: 2 位

達成目標

建立

化繁為簡

在特定時間安排與另一位同事開會或加入辦公室時間應該很容易,而且不會對有問題需要解答的使用者造成障礙。

決定日期和持續時間(或頻率和時間)

從行事曆的 2 小時時間長度開始,每週一次或將間隔拉長,讓使用者可以視需要加入。藉由電子郵件、表格或其他任何偏好方法事先收集這些人的問題。事先收到問題將有助於 Data Doctor 研究解決方案,避免問題數量過多而無法悉數回答。

約見排程

在選擇工具時,請記住您想要向員工收集的資料、Data Doctor 服務提供的約見類型,以及如何將「患者」與具備技能且可以提供協助的 Data Doctor 進行最妥善的配對。檢視附錄中的 工具建議 清單。

虛擬

調整為虛擬方式,在您每天與其他同事或客戶碰面所用的平台(Zoom、WebEx 等等)上,以數位方式與使用者見面。

溝通

在受眾所在的位置發佈您的辦公室時間:您可以將這項資訊固定在聊天頻道中、內部網路/Wiki 橫幅,或是辦公室的咖啡機旁邊。此外,確保溝通時說明全部約見時段都有人預約時該如何處理,或者辦公室時間已滿而無法解答問題時該如何處理。最後,建議員工在約見前備妥自己的資料和儀表板,因為 30 分鐘很快就會過去。

親自參與

確定 Tableau 進階使用者所在位置,讓這些人可以輕鬆地在聊天室親自向您提出問題。準備後勤作業和通訊(如果您在特定的會議室、自助餐廳或其他空間開會,且這個地點會改動),並且一律遵循並尊重您的工作場所安全措施。

執行

追蹤問題

請 Data Doctor 填寫表單,或以一致的格式記錄提出的主題/問題,因為這些主題/問題在與您的支持者進行計畫業務審查期間很有助益。 問題收集資料 資源包含在資源附錄中。

安排休息時間

如果 Data Doctor 連續解答許多問題,或者安排很長一段時間的連續約見,請考慮在這些人的行事曆中安排休息時間,讓這些人也能得到一些休息。

歡迎各種問題

建議 Data Doctor 不要拒絕過於複雜的問題;不知道答案也沒關係。從新挑戰中學習有助於擴展專家的知識和技能。

收集患者的意見反映

建議員工在與 Data Doctor 約見後填寫滿意度調查問卷。強調與領導階層和支持者的成功故事,並與 Data Doctor 的經理分享任何積極的意見反映,藉以獎勵和表彰這些人的工作和志願性服務。資源附錄中提供一份 患者調查問卷範本

為患者設定正確的期望

建議患者在與 Data Doctor 約見之前進行最低限度的研究和工作。提醒患者 Data Doctor 是志工,30 分鐘的約見時間很短,並非全部的問題都能得到解答。

保持動能

排定一直到年底為止的辦公室時間或約見時段,方便全體參與者知悉並在自己的每週任務中進行安排。讓新進員工或新的 Tableau 使用者更容易找到和參加這些辦公室時間。

擴展

與 Data Doctor 聯繫交流

小組每個月進行交流並建立人脈,透過具體的解決方案範例或已經獲得解答的問題相互學習。

技能評估

評估員工的技能,藉以找出團隊、部門或組織層級的知識差距。這有助於您確定計畫後續的擴展步驟:無論是提供主題式 Data Doctor 活動日或定期服務,都會是最有影響力的解決方案。資源附錄中提供一份 技能評估調查問卷範例

主題式 Data Doctor 會議

例如,以提升組織能力(例如視覺化最佳做法、效能優化或計算能力)為主題,召開 Data Doctor 會議。

新增到 Tableau Day

將 Data Doctor 約見/辦公室時間新增到您的 Tableau Day 活動 ,讓患者有更多機會可以在正常排定的時間之外提出問題。如需將 Data Doctor 新增到 Tableau Day 活動的詳細資訊,請參閱「選項 3 - 診所/服務」。

增加服務量能

依據需求新增更多辦公室時間/約見(例如,如果全部約見都逐週安排,或辦公室時間無法解答全部的問題)。如果需要增加更多約見/辦公室時間,可能也需要擴編 Data Doctor 團隊。招募更多 Data Doctor 並確保這些人可以快速輕鬆上線。

為您的聊天解決方案與您的約見/辦公室時間建立連結

如果您也為 Tableau 使用者提供聊天室/頻道,請考慮將這兩個解決方案加以結合。例如,Data Doctor 可以將任何未解答的問題轉到聊天室/頻道,或建議在聊天中提出複雜問題的 Tableau 使用者安排約見。

選項 3 - 診所/服務

在 Tableau Day 活動期間,建立組織資料專家和同事之間的關聯,以提供即時、相互的支援。除了 Tableau 之外,您也需要一些不同的技術解決方案以供患者安排約見、收集 Data Doctor 處理的問題相關資料、評估您團隊的技能,並選擇最適合完成這項工作的員工。

情況: 提高知名度、激發興趣、找出部門或組織的知識差距,同時每年多次與 Tableau 社群交流。

實作所需付出的心力: 高度實作心力 | 規劃和執行時需投入大量的時間
最少需要幾位 Data Doctor 人數才能開始: 10 位

達成目標

建立

約見排程

選擇有助於您將患者與具備技能且可以提供協助的 Data Doctor 進行配對的工具。例如,兩位 Data Doctor 可能擁有豐富的 Tableau Desktop 知識,一位可能是地圖專家,另一位可能擅長計算;這樣一來,選擇的工具應該可以讓患者從排程功能表中與地圖專家配對。檢閱資源附錄中建議的 工具建議 。

技能評估

評估 Data Doctor 的技能,藉以瞭解 Data Doctor 如何與其他員工準確配對,並識別常見的約見主題/服務。資源附錄中提供一份 技能評估調查問卷範例

位置要求

人數在 5 人以內的 Data Doctor 服務可以在可容納 10 人以上的標準會議室中輕鬆進行。如果是規模更大的 Data Doctor 服務,請尋找可容納大型團體會議的空間,特別是可以為每位 Doctor 放置個別桌子的空間(例如,在這樣的空間中,您需要一張足夠容納 1-2 台筆記型電腦的桌子和至少 2 張椅子)。

問題收集

我們建議從容易學習且簡單易用的工具開始,藉以減少 Data Doctor 的訓練時間,並確保以一致且準確的方式收集所有必要的資訊。對於評估 Data Doctor 服務所需追蹤的資料而言,這一點特別重要。參考資源附錄中的 問題收集資料 範例。

建立新角色

Data Doctor 團隊是由組織中的志願者組成,因此找到適合的人選相當重要。某些角色(例如主任)對於成功的 Data Doctor 服務(無論規模為何)而言極為重要,而某些角色只有在您開始在整個組織中擴展和調整時才需要。無論是任何角色,都應該尋找有條理、做事主動、奮發工作且同時具備相關技能和能力可以履行責任的人。檢閱資源附錄中的 人員配置排程範本 以深入瞭解。

執行

宣傳和運作您的服務

無論是藉由口耳相傳、內部網路、電子郵件或內部看板,您的目標都是提高知名度、激發興趣並與 Tableau 使用者社群交流。 宣傳範本 和看板包含在資源附錄中。

提早抵達

鼓勵您的團隊在 Data Doctor 服務當天提早抵達,這樣一來您就可以解答任何在最後一刻才提出的問題、提供最終的實作訓練,並讓每個人都對活動感興趣!經常在聊天室來回走動,確保您的員工和患者擁有達到成功所需的一切條件,無論是筆和紙、水還是洗手間休息時間。

取得患者滿意度

建議患者在與 Data Doctor 約見後填寫滿意度調查問卷。這類調查問卷可能會記錄這些人對這次約見的經驗、他們的產品問題、是否有學到新事物,以及是否會向另一位同事建議使用 Data Doctor 服務。參考資源附錄中的 患者調查問卷範本 以深入瞭解。

收集 Data Doctor 的意見回饋

在活動結束時,向 Data Doctor 團隊發出調查問卷,藉以獲得這些人對於哪些方面相當順利以及哪些方面尚待改進的意見回饋。評估這些人的意見回饋,以便在未來的活動中不斷調整您的服務。資源附錄中提供一份 Data Doctor 參與調查問卷範本

成功報告

收集資料以追蹤您的服務是否成功:比較約見次數與預約次數、已完成或未完成的約見次數、Data Doctor 團隊中有多少醫師等等。您可以使用這些資訊來不斷調整和改進您的服務。您可以將 Data Doctor 與 社群參與 指標加以結合,以評估該計畫對貴組織的整體影響。

擴展

黑客松

與 Data Doctor 專家團隊一起參與當地非營利組織的黑客松專案,讓您的專家共同參與並分享他們對公益善行的經驗。前往 Tableau 基金會 深入瞭解您如何提供協助、請求為非營利工作給予授權,或請求與志願者進行會議以提供協助。

另外,也可以與 Data Doctor 一起為您的團隊、您的部門、支持者或貴組織處理內部業務資源,藉以探索新的見解並提升業務的價值。

加入 Tableau 社群

前往 Tableau 社群 探索最新訊息和精選部落格,並且探索由社群主導且有益於 Data Doctor 團隊的專案和活動。讓這些人加入 #datafam,並與其他 Tableau 社群領導者交流。

全職提供服務

如果服務相當有成效,而且 Data Doctor 團隊可以更經常解答問題,我們建議將服務視為自己的計畫執行,以取代任何現有的臨時會議/辦公室時間。此外,考慮在其他團隊或部門中實施這種方法,以便在貴組織中針對使用的其他主題或產品進行交流與協作。

考慮分散您的主題

進行同儕之間的協作可能會產生不同的需求或問題,因此您可能必須按照部門或地區進行分散(財務團隊的 Data Doctor 計畫,亞太地區的解決方案等等)。只需要確保所有分散的計畫都遵循一致的程序來擷取問題、招募、培養和提升這些人身為 Data Doctor 的技能,並在組織中收集相同的資料,以便輕鬆報告並掌握計畫健全狀態。

增進趣味

如果您親自參與會議,請帶一些像是您在 Tableau 大會上看到的 Data Doctor 品牌物品,例如棒棒糖、喉糖或白夾克。

其他資源

Tableau Blueprint 評估

我們在設計時考量了資料文化和分析最佳做法,因此 Tableau Blueprint 評估 可以藉由衡量您所處的階段,並針對您要達成的目標提供可行的個人化建議,在您的組織邁向更具資料驅動特性的歷程助您一臂之力。

Data Doctor 社群論壇主題

建立 Tableau 社群論壇 帳戶並追蹤 Data Doctor 主題 ,以分享 Data Doctor 故事、回答其他 Data Doctor 團隊的問題,並與其他資料驅動的組織交流。

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